EDI Quality Voorraad Blokkeren & Vrijgeven

Overzicht

Met de EDI Quality-import kan een klant voorraad blokkeren of vrijgeven door een EDI QALITY-bericht te uploaden naar zijn SFTP-account — zonder handmatige handelingen in de web app. Het is bedoeld voor kwaliteitscontrole (QA)-workflows waarbij een leverancier voorraad blokkeert terwijl controles worden uitgevoerd en deze vrijgeeft zodra ze zijn geslaagd. In plaats van uw magazijn te vragen voorraad handmatig te blokkeren en vrij te geven, stuurt de leverancier de instructie als een bestand en voert Clarus deze automatisch uit. Een typische QA-flow ziet er zo uit:

Voorraad wordt ontvangen

De leverancier stuurt een pre-advice, het magazijn voltooit de ontvangst en er wordt een ontvangstbevestiging teruggestuurd.

Voorraad wordt geblokkeerd

De leverancier uploadt een QALITY-bestand met een hold-instructie. Clarus blokkeert de bijbehorende voorraad, zodat deze buiten allocatie en picking blijft terwijl QA-controles lopen.

Voorraad wordt vrijgegeven

Zodra de controles slagen, uploadt de leverancier een QALITY-bestand met een release-instructie. Clarus zet de bijbehorende voorraad terug op beschikbaar.

Dit is een maatwerkinterface per klant. Clarus configureert welke geüploade bestanden als QALITY-berichten worden behandeld, op basis van het berichttype en de afzender. Neem contact op met uw implementatieconsultant om het voor een account in te schakelen.

Hoe Clarus het bestand herkent

Het bestand wordt herkend als een QALITY-bericht aan de hand van het UNH-segment (berichttype QALITY) samen met de voor uw account geconfigureerde afzender. Wanneer een overeenkomend bestand op uw upload-SFTP-account binnenkomt, verwerkt Clarus het automatisch — u hoeft niet elke keer een template te selecteren.

Wat elke regel doet

Elke voorraadregel in het bestand wordt afzonderlijk gelezen. Clarus haalt het volgende uit elke regel:

EDI-segment	Wat het bevat	Hoe Clarus het gebruikt
`LIN`	Productcode (artikelnummer)	Gematcht aan het product in Clarus
`PIA` (qualifier `NB`)	Batchnummer	Gematcht aan de voorraadbatch
`PIA` (qualifier `SA`)	Klant-product-ID	Leveranciersreferentie
`QTY` (qualifier `346`)	Aantal	Ter referentie opgenomen in het bestand
`FTX`	Hold- of release-instructie	`1` = blokkeren, `0` = vrijgeven
`RFF` (qualifier `DQ`)	Goods-in-referentie (inkoopordernummer)	Gematcht aan de ontvangst

Voorraad matchen

Clarus vindt de te verwerken voorraad door op drie waarden samen te matchen:

Productcode — uit het LIN-segment
Batch — uit het PIA+NB-segment
Goods-in-referentie — uit het RFF+DQ-segment

Als de productcode in het bestand korter is dan 14 cijfers, vult Clarus deze met voorloopnullen aan tot 14 tekens vóór het matchen — zodat codes zoals 1001050012 alsnog overeenkomen met een opgeslagen code 00001001050012.

Volledige batch blokkeren en vrijgeven

Clarus verwerkt elke voorraadregel die overeenkomt met de productcode, batch en goods-in-referentie — de volledige batch op die ontvangst — ongeacht het aantal dat in het bestand staat. Het aantalveld wordt niet gebruikt om een gedeeltelijke hoeveelheid te blokkeren of vrij te geven.

Hold- en release-instructie

Het FTX-segment bepaalt de bewerking:

Hold (FTX-waarde 1) — bijbehorende voorraad wordt op On Hold gezet. Geblokkeerde voorraad wordt uitgesloten van allocatie en picking.
Release (FTX-waarde 0) — bijbehorende voorraad wordt teruggezet op Available.

Elke bewerking wordt als transactie op de voorraad vastgelegd, met een notitie waaruit blijkt dat deze uit het geïmporteerde bestand komt (bijvoorbeeld Placed on hold via import of <bestandsnaam>).

Voorbeeldbestand

Een QALITY-hold-bericht voor één productbatch ziet er zo uit:

UNA:+.? '
UNB+UNOC:3+5039364000000:14:5060196050000+14+240905:1610+240900033+++++EANCOMREF52'
UNH+240900033+QALITY:D:01B:UN:EAN005'
BGM+351::9+240900033+9'
DTM+137:20240721:102'
NAD+OB+5060196050000::9'
LIN+1++1001050012:EN::9'
PIA+5+1001050012:SA'
PIA+1+419421:NB'
QTY+346:648:PCE'
FTX+ACL+++1'
RFF+DQ:PO24-0556'
UNT+11+240900033'
UNZ+1+240900033'

Door FTX+ACL+++1 te wijzigen in FTX+ACL+++0 wordt hetzelfde bestand een release-instructie voor die batch.

Het resultaat controleren

Nadat een bestand is verwerkt, gaat u naar System Logs in de web app om de uitkomst te zien:

Een success-item toont hoeveel voorraadregels zijn geblokkeerd of vrijgegeven.
Een failure-item toont een fout voor elke regel die niet kon worden verwerkt, inclusief de productcode, batch en ontvangstreferentie zodat u deze naar het bestand kunt herleiden.

Elke regel wordt afzonderlijk verwerkt, dus één mislukte regel houdt de verwerking van de rest van het bestand niet tegen.

Probleemoplossing

Voorraad kon niet worden gevonden

Clarus logt een “not found”-fout wanneer geen enkele voorraad overeenkomt met de productcode, batch en goods-in-referentie samen. Controleer of alle drie de waarden in het bestand overeenkomen met een voorraadrecord op die ontvangst, en of de productcode overeenkomt met een product in Clarus.

Release-instructie op voorraad die niet geblokkeerd is

Een release geldt alleen voor voorraad die momenteel geblokkeerd is. Als de bijbehorende voorraad al beschikbaar is, wordt de release afgewezen en wordt er een fout naar System Logs geschreven.

De hele batch werd geblokkeerd, niet alleen het aantal in het bestand

Dit is het verwachte gedrag. De import blokkeert of geeft elke overeenkomende regel voor de productcode, batch en ontvangst vrij, ongeacht het aantal in het bestand.

Om het bestand te uploaden, maakt u verbinding met uw upload-SFTP-account zoals beschreven in het SFTP-overzicht.

​Overzicht

​Hoe Clarus het bestand herkent

​Wat elke regel doet

​Voorraad matchen

​Volledige batch blokkeren en vrijgeven

​Hold- en release-instructie

​Voorbeeldbestand

​Het resultaat controleren

​Probleemoplossing

Overzicht

Hoe Clarus het bestand herkent

Wat elke regel doet

Voorraad matchen

Volledige batch blokkeren en vrijgeven

Hold- en release-instructie

Voorbeeldbestand

Het resultaat controleren

Probleemoplossing